Je stuurt een offerte, maar je klant reageert niet. Later blijkt je mail in de spambox te staan. Vervelend, en het kost je opdrachten. In veel gevallen ligt het niet aan de inhoud van je mail, maar aan een paar technische instellingen van je domeinnaam. De drie belangrijkste heten SPF, DKIM en DMARC.
Waarom mailproviders streng zijn
Gmail, Outlook en andere mailproviders krijgen dagelijks enorme hoeveelheden spam en phishing te verwerken. Oplichters doen zich vaak voor als een bekend bedrijf. Daarom controleren mailproviders steeds strenger of een mail echt komt van het domein dat erboven staat. Google en Yahoo stellen sinds 2024 zelfs harde eisen aan afzenders die veel mail versturen. Klopt de controle niet, dan belandt je mail in de spam of wordt hij geweigerd.
SPF: wie mag mailen namens jouw domein?
SPF is een regel in de DNS van je domeinnaam. Daarin staat welke mailservers namens jouw domein mogen mailen. Stuurt een andere server een mail met jouw adres als afzender, dan weet de ontvanger dat er iets niet klopt.
Let op: verstuur je ook mail via je website, een nieuwsbriefprogramma of je boekhoudpakket? Dan moeten die diensten ook in je SPF-regel staan. Dit wordt vaak vergeten.
DKIM: een digitale handtekening
Met DKIM krijgt elke mail die je verstuurt een digitale handtekening. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die in je DNS staat. Zo kan hij zien dat de mail echt van jou komt en onderweg niet is aangepast.
DMARC: wat doen we als het niet klopt?
DMARC bouwt voort op SPF en DKIM. Je vertelt mailproviders daarmee wat ze moeten doen met mail die niet door de controle komt: niets doen, in de spam zetten of weigeren. Daarnaast kun je rapporten ontvangen waarin staat wie er namens jouw domein mailt. Zo ontdek je ook misbruik.
Andere oorzaken van mail in de spam
- Je mailt vanaf een gratis adres (zoals Gmail) terwijl je zakelijk overkomt
- Je website verstuurt formulieren via een server die niet in je SPF staat
- Je stuurt veel mail tegelijk zonder nieuwsbriefdienst
- Je mail bevat alleen een grote afbeelding of verdachte links
Hoe controleer je of het goed staat?
Je kunt een mail naar een Gmail-adres sturen en daar bij de mail kiezen voor ‘Origineel weergeven’. Daar zie je of SPF, DKIM en DMARC geslaagd zijn. Staat er ergens ‘FAIL’, dan is er werk aan de winkel.
Liever dat iemand het voor je regelt?
Het instellen van SPF, DKIM en DMARC luistert nauw: één fout en je mail komt helemaal niet meer aan. Bij zakelijke e-mail van Website Ontzorgers stellen we dit standaard goed in, ook voor de formulieren op je website. Neem contact op als je wilt dat we met je meekijken.